Pressekonferenz

„Wir haben etwas mitzuteilen…“– So organisieren Sie die perfekte Pressekonferenz

Sie haben ein komplexes Thema, das die Öffentlichkeit interessiert? Durch eine Pressekonferenz können Sie die verschiedenen Aspekte hervorragend vermitteln. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt. Damit Sie den Überblick behalten und die einzelnen Botschaften bei den Medienvertretern ankommen.

Vor dem Termin

Versenden Sie etwa zwei Wochen vor der Konferenz eine Presseeinladung an Vertreter, die über dieses und ähnliche Themen berichten. Dabei dürfen die Gäste keine zu lange Anreise haben.

In der Einladung wird kurz und übersichtlich dargestellt, worum es geht, wer auf der Pressekonferenz reden wird, wann und wo sie stattfindet. Fügen Sie eine Wegbeschreibung hinzu.

Integrieren Sie Links zu weiteren Informationen für diejenigen, die sich für mehr Details interessieren. Oftmals geben Redakteure keine Rückmeldung, ob sie kommen oder nicht. Fragen Sie einfach zwei Tage vorher noch einmal telefonisch nach.

Bereiten Sie eine Pressemitteilung vor. Diese wird in die Pressemappe, die zum Termin an die Vertreter ausgegeben wird, gelegt. Außerdem werden die Slides der Präsentation ausgedruckt in die Mappe gelegt. Dabei sollte auf den Seiten genügend Platz für Notizen gelassen werden. In die Pressemappe kann weiteres Infomaterial wie Flyer, Informationen über zukünftige Themen und Aktionen gelegt werden. Ergänzt wird das Ganze durch passende Notizblöcke, Stifte und andere Giveaways.

Rahmenbedingungen

Versetzen Sie sich in die Rolle des Gastgebers. Wenn sich Ihre Gäste wohlfühlen, entsteht eine angenehme Atmosphäre und auch schwierige Hürden können leichter genommen werden.

Voraussetzung ist außerdem ein moderner und freundlich eingerichteter Raum mit moderner Technik. Beamer, Mikrofon, Klimaanlage sowie Möglichkeiten der Abdunklung sollten vorhanden und vorher getestet sein. Zudem sollte genügend Platz, bei wenig Teilnehmern jedoch auch nicht zu viel Platz vorhanden sein, damit sich niemand „verloren“ fühlt. Bevor die ersten Teilnehmer eintreffen, wird der Raum gut gelüftet und im Winter geheizt. Schildern Sie den Ort der Pressekonferenz im und am Gebäude gut aus, damit die Gäste diesen ohne Probleme finden.

Stellen Sie Snacks und Getränke bereit. Vielleicht gibt es sogar eine Möglichkeit, die Art der Verpflegung thematisch anzupassen? Hier können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Geht es zum Beispiel um ein Sommerthema, bieten sich zusätzlich zum obligatorischen Wasser Fruchtsäfte mit Schirmchen und Strohhalmen an.

Die Tische, an denen die Redner sitzen, sollten blickdicht sein. So sieht das Publikum Beine und Füße der Redner nicht. Das schafft für beide Seiten ein angenehmes Gefühl.

Redner sollen leitende Persönlichkeiten des Unternehmens oder verantwortliche Mitarbeiter sein, die sich besonders mit dem Thema auseinandergesetzt haben. Tragen Sie Namensschilder und stellen Sie Namensschilder auf. Diese müssen für die Medienvertreter deutlich erkennbar sein.

Ablauf

Tief durchatmen und entspannt bleiben. Ihre Souveränität wird sich positiv auf die Veranstaltung auswirken. Die/ der Medienverantwortliche eröffnet den Termin, indem sie/er sich und die Mitredner vorstellt. Sie/er nennt das Thema und den Ablauf. Dabei klärt sie/er auch, ob Fragen während der Präsentation oder danach gestellt werden können. Außerdem bedankt sie/er sich für das Kommen der Medienvertreter. Dafür ist eine Zeit von maximal fünf Minuten zu veranschlagen.

Planung ist das halbe Leben, aber ein guter Gastgeber hat auch ein gutes Gespür für die Eigendynamik einer Veranstaltung. Versuchen Sie nur dann etwas am geplanten Ablauf zu ändern, wenn es Ihnen angebracht erscheint.

Der Redner stellt das Unternehmen kurz vor. Im Anschluss geht es um das aktuelle Thema. Eine Power Point Präsentation mit Bildmaterial und kleinen Videos trägt wesentlich dazu bei, dass die Zuhörer folgen können. Hinterlegen Sie wichtige Punkte der Präsentation zur Nachverfolgung für die Gäste in den Pressemappen. Die Vorstellung sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Halten Sie die Informationen knapp und klar verständlich.

Schenken Sie allen Fragen der Medienvertreter Beachtung. Sollte es auf eine Frage bisher keine Antwort geben, wird erklärt, dass man die Antwort herausfinden und dem Fragesteller nachliefern wird. Dafür werden Name und Kontaktdaten des Fragenden notiert.

Sind alle Fragen beantwortet, bedanken Sie sich nochmals für die Teilnahme und beenden Sie den Termin.

Nach der Pressekonferenz

Senden Sie die Pressemitteilung und ggf. weiteres Material an Medienvertreter, die nicht zu dem Termin kommen konnten. So haben diese die Chance, ebenfalls über das Thema zu berichten. Halten Sie fest, wer da war. Wenn Sie wieder einmal eine Aktion planen, haben Sie so einen guten Aufhänger für die erneute Kontaktaufnahme.

Haben Sie Fragen zum Thema? Dann kontaktieren Sie uns.