Erfolgreiche Event-PR für Ihre Veranstaltung

Event-PR – So klappt es mit Ihrer Veranstaltung

Mitte Juni fand im Rahmen der ersten Investor Days Thüringen der Thüringer Elevator Pitch statt. Der Pitch selbst konnte sich mit seiner 13. Ausführung bereits zu einer festen Größe in der StartUp-Szene etablieren. Jeweils in nur drei Minuten präsentieren Jungunternehmer einem Publikum aus potentiellen Investoren und Gästen ihr Geschäftsmodell, müssen sich von der Konkurrenz abheben und mit ihrer Idee überzeugen.

Tower PR durfte die Veranstaltung bereits zum dritten Mal begleiten und medial unterstützen. Sowohl überregionale Medien der StartUp- und Finanzszene sowie regionale Medien (Zeitungen, Radio, TV) bewarben den Pitch im Vorfeld, beteiligten sich als Medienpartner am Event, lieferten Auslegexemplare ihrer Magazine und berichteten im Nachgang über die Veranstaltung. Einen schönen Rückblick mit Bildern und Geschichten der Gewinner gibt es auf der ThEx innovativ Webseite.

Um auch aus Ihrer Veranstaltung einen medialen Erfolg zu machen, brauchen Sie in jedem Fall eine gründliche Vorbereitung. Hier haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen.

Festlegung der Verantwortlichen und Erstellen einer Checkliste

Definieren Sie zu allererst, wer in Ihrem Team für welche Aufgaben verantwortlich ist. Notieren Sie diese Zuständigkeiten so, dass alle Projektbeteiligten diese jederzeit einsehen können. Gehen Sie ebenfalls so mit einer Checkliste vor. Diese hilft Ihnen dabei, an alle wichtigen Aspekte zu denken und nichts zu vergessen.

Sollten Sie bereits in den Vorbereitungen feststellen, dass nicht genügend Kapazitäten im Unternehmen vorhanden sind, greifen Sie auf externe Unterstützung zurück. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den eine Veranstaltung mit sich bringt.

Medienkooperationen

Ist eine Zusammenarbeit mit Medien bei Ihrer Veranstaltung sinnvoll? Nicht bei allen Veranstaltungen lohnt es sich. Handelt es sich um eine kleinere Roadshow oder ein Seminar mit geringerer Teilnehmerzahl, werden kaum Medien zustimmen. Zieht ihr Event jedoch mehrere hundert Teilnehmer aus ganz Deutschland an, stehen die Chancen gut.

Sollten Kooperationen infrage kommen, recherchieren Sie, welche Medien geeignet sind und durch welche Sie den größten Nutzen ziehen. Halten Sie diese in einer Tabelle fest und notieren Sie den jeweiligen Status der Anfrage. Prüfen Sie auch, inwieweit Medien ihren Zusagen nachkommen: Wird die Veranstaltung in den Kalender aufgenommen und angekündigt? Gibt es eine Vorbericht- und hinterher eine Nachberichterstattung?

Presseeinladungen

Laden Sie die Presse zu Ihrem Event ein – lokale ebenso wie Fachmedien. Handelt es sich bei Ihrem Event – wie beim Thüringer Elevator Pitch – um eine große Veranstaltung mit überregionalem Publikum und Teilnehmer, so lohnt es sich, einen Monat im Voraus ein „Save-the-date“, eine Veranstaltungsankündigung, zu versenden, damit die Medien die Veranstaltung und den Termin schon einmal wahrnehmen können.

Die richtige Einladung erfolgt in 1 bis 2 Woche vor Beginn der Veranstaltung. Diese enthält die Location der Veranstaltung, eine Agenda sowie Ansprechpartner im Vorfeld und vor Ort, inklusive Kontaktdaten. Notieren Sie Zu- und Absagen und fragen Sie gegebenenfalls bei ausstehenden Antworten nach.

Pressemitteilungen

Eine Pressemitteilung im Vorfeld lohnt sich. Kündigen Sie Ihre Veranstaltung auch im Web an, so erfahren mehr mögliche Teilnehmer und Medien davon. Vielleicht besetzen Sie dadurch den ein oder anderen Stuhl zusätzlich.

War die Veranstaltung ein Erfolg, werden Gewinner ausgezeichnet oder gab es andere herausragende Aktionen, so lohnt sich auch eine Mitteilung an die Medien im Nachhinein.

Dokumentation

Dokumentieren Sie Ihre Veranstaltung und alle Berichterstattungen. Das hilft Ihnen Ihren eigenen Erfolg zu beurteilen und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen, sollte es an manchen Stellen nicht ganz einwandfrei gelaufen sein.

Von der reinen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit abgesehen bedeutet eine Veranstaltung ein gewisses Maß an Marketingaktivitäten. Sprechen Sie im Vorfeld und in regelmäßigen Abständen alle Aktionen mit Ihrem Marketingteam ab, so vermeiden Sie Missverständnisse und Unstimmigkeiten. Inhalte der PR lassen sich beispielsweise für soziale Medien verwenden und erspart doppelte Arbeit.

Wir von Tower PR unterstützen Sie gern bei Ihrer Veranstaltung. Aus mehreren Jahren der Betreuung verschiedener Events wissen wir, worauf es ankommt und was getan werden muss, um aus Ihrer Veranstaltung einen Erfolg zu machen. Was wir ihm Rahmen unserer Event PR für Sie tun, erfahren Sie auf unserer Webseite  oder in einem unverbindliches Gespräch.