Selbstorganisation: Nächstes Jahr wird’s ordentlich
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Jeder kennt es: Die Aufgaben des Tages sind noch nicht erledigt und gleichzeitig häufen sich schon die nächsten Tasks auf dem Schreibtisch. Selbstorganisation ist hier das A und O, um im Arbeitsalltag zu bestehen. Neben der individuellen Arbeitsorganisation und einer strukturierten Planung innerhalb des Teams helfen praktische Orga-Tools dabei, dass die Produktivität am Arbeitsplatz steigt.
Als PR-Agentur kommen wir täglich mit verschiedensten Themen, Menschen und Aufträgen in Kontakt: Pressetermine koordinieren, redaktionelle Deadlines einhalten, Workshops planen, Social-Media-Kampagnen steuern. Klar läuft da nicht immer alles rund. Ein paar Erfahrungen in Sachen Selbstorganisation haben wir dennoch gesammelt. Und da nach der Weihnachtszeit bald die Tage der guten Vorsätze folgen, teilen wir unsere Erkenntnisse gern.
Drei Tipps, um effizient durch den Arbeitstag zu kommen:
Ordnung auf dem Schreibtisch, Ordnung im Kopf
Am wichtigsten ist die individuelle Organisation, die bereits auf dem Schreibtisch beginnt. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Termine pünktlich stattfinden, Texte ohne Unterbrechung geschrieben werden können und niemand zu lang auf eine Rückmeldung wartet. Ein gut strukturierter Schreibtisch lässt Ablenkungen erst gar nicht zu. Wenn die Unterlagen von gestern weggeräumt sind, das Handy in der Schublade liegt und nur die Karaffe ans regelmäßige Trinken erinnert, entsteht eine ganz andere Ordnung beim Denken.
Außerdem spart ein aufgeräumter Platz Zeit und Nerven. Wer Dokumente nicht erst suchen muss, reagiert bei spontanen Anfragen weniger gestresst. Und gleichzeitig ist man stets flexibel und auf alles vorbereitet – das schafft Sicherheit. Das gilt übrigens auch für den digitalen Arbeitsplatz. Wenn Dateien in einem strukturierten System abgelegt sind, werden sie schnell von anderen Mitarbeitenden gefunden.
Ebenso banal wie selbstverständlich für eine gute Selbstorganisation ist das passende Zeitmanagement. Dazu zählt, alle anstehenden Aufgaben rechtzeitig zu erfassen und auf die Arbeitswoche aufzuteilen. So bleibt nie die Frage offen, wie der konkrete Tagesablauf aussieht oder welche Termine und Aufgaben als nächstes anstehen.
Neben Phasen, in denen konzentriert gearbeitet wird, spielen auch regelmäßige Pausen eine große Rolle. Richtig getaktet, sparen diese nicht nur eigene Zeit, sondern auch die von Mitarbeitenden sowie von Kundinnen und Kunden. Denn wer pünktlich und erholt zum nächsten Termin erscheint, sorgt für ein respektvolles Miteinander.
Einmal abgesprochen, mehrmals Zeit gespart
Kommunikation untereinander ist eine zentrale Voraussetzung dafür, dass die Arbeitsorganisation im Unternehmen funktioniert. Konkrete Absprachen helfen dabei, Aufgaben sinnvoll aufzuteilen und die vorhandene Expertise jeweils einzubinden. Ein geteilter Kalender verrät zudem, wie die anderen terminlich gebunden sind, wer gerade welche Aufgabe erledigt und wann neue Anliegen angesprochen werden können.
Digitale Selbstorganisation statt Zettelwirtschaft
Digitale Tools können sowohl bei der Team- als auch bei der Selbstorganisation unterstützen. Wichtig ist, sie passend für das Unternehmen auszuwählen. Ausschlaggebend sind zum Beispiel die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeitenden.
Softwarelösungen wie Microsoft Teams werden oft in größeren Unternehmen genutzt, während sich Tools wie Todoist auch für kleine Teams eignen. Die Programme erfassen die Aufgaben auf unterschiedliche Art. Nutzende ordnen sie dann den entsprechenden Projekten und / oder verantwortlichen Personen zu. Deadlines und Priorisierungen zeigen an, was zuerst angegangen wird. Sie werden in tägliche oder Projekt-Checklisten strukturiert. Besonders hilfreich ist es, einzelnen Projekten vollständige Aufgabenlisten zuzuordnen. Alle am Projekt beteiligten Personen können so die bevorstehenden Aufgaben einsehen. Ihr To-Do ist erledigt? Haken gesetzt und die entsprechende Aufgabe verschwindet von der Liste.
Tools dieser Art bieten unzählige Features, mit denen Sie und Ihr Team organisiert durch den Arbeitsalltag kommen können.
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